Ngay từ giai đoạn chuẩn bị, toàn bộ quy trình tổ chức được thiết kế theo hướng số hóa. Hạ tầng kết nối được rà soát, nâng cấp và chuẩn hóa nhằm bảo đảm hệ thống biểu quyết điện tử vận hành ổn định tại tất cả các điểm hội nghị. Việc bổ sung mạng Wi-Fi, chuẩn bị mã QR định danh, tích hợp nền tảng biểu quyết trực tuyến và xây dựng quy trình hỗ trợ kỹ thuật đã hình thành một hệ sinh thái số thống nhất, bảo đảm tính liên thông, đồng bộ và sẵn sàng đưa vào khai thác thực tiễn.

Điểm đổi mới cốt lõi của mô hình là chuyển đổi quy trình biểu quyết từ phương thức thủ công sang quy trình số hóa toàn diện. Thông qua mã QR, cử tri truy cập trực tiếp vào nền tảng biểu quyết, xác thực thông tin đại diện hộ gia đình, nghiên cứu hồ sơ người ứng cử và thực hiện quyền biểu quyết trên thiết bị di động. Toàn bộ quá trình được thực hiện trên môi trường số, hạn chế tối đa các thao tác giấy tờ, rút ngắn thời gian tổ chức hội nghị và nâng cao trải nghiệm của người dân trong quá trình thực hiện quyền làm chủ.

Việc ứng dụng nền tảng số trong biểu quyết đã tạo ra sự thay đổi căn bản về phương thức quản lý, điều hành. Dữ liệu biểu quyết được cập nhật theo thời gian thực, kết quả được tổng hợp tự động, góp phần bảo đảm tính chính xác, khách quan và minh bạch. Đây là bước chuyển từ phương thức xử lý thủ công sang quản trị dựa trên dữ liệu (Data-driven Governance), góp phần nâng cao hiệu quả điều hành, giảm thiểu sai sót trong quá trình tổng hợp, thống kê và lưu trữ thông tin.

Một trong những yếu tố quan trọng góp phần quyết định thành công của việc triển khai biểu quyết điện tử là sự tham gia tích cực, chủ động và hiệu quả của Tổ Chuyển đổi số phường Thuận Hóa và Tổ Công nghệ số cộng đồng tại các tổ dân phố. Với vai trò là lực lượng nòng cốt trong triển khai chuyển đổi số ở cơ sở, các tổ đã phối hợp chặt chẽ với các Tổ bầu cử, thực hiện đồng bộ các nhiệm vụ từ chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật, kiểm tra khả năng kết nối mạng, vận hành nền tảng biểu quyết điện tử, tạo và niêm yết mã QR đến hướng dẫn cử tri sử dụng hệ thống.

Hướng dẫn biểu quyết điện tử thông qua mã QR tại Hội nghị cộng đồng dân cư bầu Tổ trưởng tổ dân phố nhiệm kỳ 2026 - 2031

Trong suốt thời gian diễn ra hội nghị, các thành viên Tổ Chuyển đổi số phường và Tổ Công nghệ số cộng đồng thường trực tại các điểm bầu cử để hỗ trợ cử tri truy cập hệ thống, xác thực thông tin, thực hiện biểu quyết và xử lý kịp thời các tình huống kỹ thuật phát sinh. Đặc biệt, lực lượng này đã trực tiếp hỗ trợ người cao tuổi, người ít có điều kiện tiếp cận công nghệ số và những cử tri chưa thành thạo sử dụng điện thoại thông minh, góp phần bảo đảm mọi cử tri đều có thể thực hiện quyền biểu quyết thuận lợi, bình đẳng và an toàn trên môi trường số.

Không chỉ thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ kỹ thuật, Tổ Chuyển đổi số phường và Tổ Công nghệ số cộng đồng còn đóng vai trò là "cầu nối chuyển đổi số" giữa chính quyền và Nhân dân, góp phần nâng cao nhận thức, kỹ năng số và thúc đẩy sự tham gia của người dân vào quá trình xây dựng chính quyền số ngay từ cơ sở. Việc đồng hành cùng người dân trong từng thao tác trên nền tảng số đã góp phần lan tỏa văn hóa số, hình thành thói quen sử dụng dịch vụ số trong cộng đồng, đồng thời khẳng định hiệu quả của mô hình "lấy người dân làm trung tâm, lấy công nghệ số làm động lực, lấy dữ liệu số làm nền tảng" trong tiến trình chuyển đổi số.

Sự phối hợp chặt chẽ giữa Tổ Chuyển đổi số phường, Tổ Công nghệ số cộng đồng và các Tổ bầu cử không chỉ bảo đảm hệ thống biểu quyết điện tử vận hành thông suốt, ổn định mà còn tạo nên một mô hình tổ chức hội nghị hiện đại, minh bạch và hiệu quả. Đây là minh chứng rõ nét cho việc phát huy vai trò của lực lượng chuyển đổi số ở cơ sở, từng bước hiện thực hóa mục tiêu xây dựng chính quyền số, xã hội số và công dân số theo định hướng chuyển đổi số quốc gia.

Quốc Tuấn