Cuộc cải cách, tinh gọn tổ chức bộ máy của các cơ quan Trung ương diễn ra mạnh mẽ từ cuối năm 2024 đến năm 2025 được đánh giá là một dấu mốc có ý nghĩa đặc biệt trong tiến trình lịch sử hành chính nhà nước, với kết quả đạt được là: số lượng Bộ và cơ quan ngang Bộ giảm từ 22 xuống còn 14 bộ và 3 cơ quan ngang bộ (giảm khoảng 22,7%,); xóa bỏ hoàn toàn cấp tổng cục (13 tổng cục); giảm sâu số lượng cục (giảm hơn 76%) và số lượng vụ (giảm hơn 60%) đã thay đổi căn bản triết lý quản trị từ hành chính, mệnh lệnh, có tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ chuyển sang "kiến tạo và phục vụ" cùng với chủ trương phân cấp, phân quyền mạnh mẽ cho địa phương. Đây là động lực thúc đẩy Chính phủ số, thực thi nền hành chính số với việc thực hiện các quy trình tác nghiệp bằng công nghệ thông qua các nền tảng số dùng chung, liên thông văn bản toàn quốc, ký số tự động. Đây cũng là điều kiện thuận lợi để triển khai chuyển đổi từ quản lý hồ sơ, tài liệu sang quản trị bằng dữ liệu.

Hệ quả tất yếu khi tinh gọn tổ chức (sáp nhập, giải thể hoặc chuyển giao chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ, ngành) là hình thành các "phông lưu trữ đóng" của các cơ quan, đơn vị đã ngừng hoạt động. Do vậy, cơ quan mới hoặc cơ quan tiếp nhận chức năng phải quản lý thêm toàn bộ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị cũ. Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có văn bản hướng dẫn kịp thời các bộ, ngành về việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp bộ máy.

Kết quả là, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức giải thể, kết thúc hoạt động hoặc sắp xếp lại tổ chức bộ máy cơ bản đã thực hiện rà soát, quản lý, thống kê, đóng gói, bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các bộ, ngành (bao gồm tài liệu giấy, điện tử…) theo nguyên tắc tập trung, không phân tán, phông lưu trữ, vận chuyển đến địa điểm bàn giao và thực hiện bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Các bộ, ngành, cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy đã bố trí kho tàng, trang thiết bị và điều kiện cần thiết để tiếp nhận và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và đã xây dựng phương án, kế hoạch hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và đề xuất các biện pháp chỉnh lý đối với khối tài liệu tiếp nhận.

 2. Thực trạng về chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại bộ, ngành, cơ quan trung ương

a) Thực trạng về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Để triển khai công cuộc chuyển đổi số quốc gia và Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, sự thay đổi tư duy quản lý tài liệu lưu trữ, chuyển từ "quản lý khi xong việc" sang "kiểm soát ngay từ đầu" đã được thể hiện trong Luật Lưu trữ 2024 rất rõ ràng, theo đó, lưu trữ không còn bị xem là công việc đơn thuần giữ kho giấy, mà đã được xác định là “hạ tầng dữ liệu số” của cơ quan, tổ chức, tức là hồ sơ, tài liệu phải được định hình, phân loại ngay từ khi được tạo lập; cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện việc lập hồ sơ, chứ không làm xong để đấy và sau đó cơ quan phải đầu tư một số kinh phí để chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu.

Như vậy, Luật Lưu trữ không xác định chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ với lý do cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải có trách nhiệm lập hồ sơ hoàn chỉnh về công việc mình có trách nhiệm giải quyết, do đó không còn tình trạng hồ sơ chưa được lập và phải chỉnh lý lại. Do vậy, khái niệm "chỉnh lý" hoàn toàn không còn phù hợp với tài liệu số. Việc phân loại, hệ thống hóa trên môi trường số đã được thực hiện bằng phần mềm và hệ thống quản lý văn bản điều hành từ bước khởi tạo. Tuy nhiên, cần phải hiểu thống nhất rằng, thuật ngữ "chỉnh lý" không mất đi hoàn toàn mà được lồng ghép, tích hợp một cách khoa học vào các điều khoản về nghiệp vụ lưu trữ (như thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu).

Vấn đề đặt ra là, trước khi Luật Lưu trữ 2024 được thông qua, còn có rất nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được lập hồ sơ theo đúng quy định nên cần tiếp tục thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, giao nộp vào lưu trữ lịch sử tại Điều 65 Luật Lưu trữ 2024 “trong thời hạn 05 năm (kể từ ngày luật có hiệu lực), các cơ quan phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đối với số tài liệu giấy tồn đọng, hình thành trước ngày Luật năm 2024 có hiệu lực”. Và các nội dung về chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Do vậy, chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần được xem là quá trình “đánh thức”, tổ chức khoa học và thiết lập các công cụ tra cứu cần thiết để phục vụ chuyển đổi số trong công tác lưu trữ, phục vụ tiếp cận, khai thác và phát huy giá trị và tài liệu và hoại hủy các tài liệu hết thời hạn lưu trữ để tối ưu hóa việc sử dụng kho tàng bảo quản tài liệu.

Theo số liệu báo cáo nhiều bộ, ngành đã xác định được khối lượng tài liệu có giá trị lâu dài và đã xác định nội dung hồ sơ tài liệu, định ra các mức độ thời gian lưu trữ theo quy định để lưu giữ hồ sơ, tài liệu có giá trị nhằm phục vụ tra cứu, nâng cao hiệu quả điều hành. Sau sắp xếp, một số bộ, ngành đã triển khai chỉnh lý cái tài liệu của các cơ quan, tổ chức. Ví dụ như: Bộ Ngoại giao tiếp nhận và chỉnh lý 803 hồ sơ (khoảng 25 mét giá tài liệu) từ Ban Đối ngoại Trung ương bàn giao về; Bộ Dân tộc và Tôn giáo thu thập gần 100 mét giá tài liệu trong quá trình sáp nhập bộ máy giữa Uỷ ban Dân tộc và Ban Tôn giáo Chính phủ; Bộ Tài chính sau khi thực hiện hợp nhất giữa Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã quản lý 16.164 mét giá, trong đó tài liệu trong kho lưu trữ Bộ khoảng 12.108 mét, tài liệu đang lưu tại các đơn vị khoảng 4.056 mét và cũng đã xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu để triển khai thực hiện trong các năm tiếp theo nhằm đạt được mục tiêu hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của Luật Lưu trữ.

Tuy nhiên, khối lượng hồ sơ, tài liệu giấy chưa được chỉnh lý còn rất lớn. Qua số liệu khảo sát việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại các bộ ngành vẫn còn có nhiều việc cần phải làm, cụ thể như sau:

- Nhiều cơ quan phản ánh đang phải quản lý khối lượng lớn mét giá tài liệu giấy chưa được chỉnh lý, bao gồm cả tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu tính bằng năm đang trong tình trạng "bó gói, tích đống". Tài liệu của các đơn vị đã ngừng hoạt động hoặc sáp nhập đã được đóng gói, bàn giao tài liệu theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ nhưng khi có nhu cầu sử dụng thì việc tra cứu gặp khó khăn do tài liệu được sắp xếp niêm phong trong các thùng tôn, bao mà chưa thống kê được nội dung cụ thể của tài liệu; một số hồ sơ, tài liệu đã xuất hiện tình trạng mối mọt, ố vàng, mục nát, có nguy cơ hư hỏng nếu không được xử lý nghiệp vụ kịp thời. Ngoài ra, các bộ ngành hiện đang tạm quản lý tài liệu tại nhiều địa điểm, có đơn vị phải hướng tới việc sử dụng dịch vụ thuê kho bảo quản tài liệu giấy từ các đơn vị cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài, tuy nhiên, việc thuê kho bảo quản sẽ tốn kém kinh phí thường xuyên.

- Thiếu hụt về nhân lực chuyên môn: do số lượng tài liệu tồn đọng quá lớn, các cơ quan thiếu hụt nhân lực chỉnh lý tại chỗ cả về số lượng lẫn trình độ vì vị trí này thường bị cắt giảm hoặc bắt buộc kiêm nhiệm khi tinh gọn tổ chức nên không thể tự thực hiện chỉnh lý, nhiều bộ, ngành đề xuất phương án thuê thuê các đơn vị dịch vụ bên ngoài chỉnh lý tài liệu giấy và cần phải kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ để bảo đảm chất lượng chỉnh lý, gây khó khăn trực tiếp cho bước số hóa tiếp theo.

b) Điểm nghẽn trong triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu

Trong quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu, các vướng mắc, khó khăn, điểm nghẽn được các bộ, ngành đề nghị xử lý bao gồm:

- Rào cản trong việc xác định giá trị tài liệu và xác định nhóm tài liệu cơ bản do quy định pháp lý thay đổi qua các thời kỳ.

Hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ là một nội dung nghiệp vụ quan trọng, quyết định số phận của tài liệu và đã được quy định cụ thể tại Luật Lưu trữ 2011 và quy định chi tiết tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thông tư 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy định thời hạn bảo quản tài liệu một số văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ.

Vấn đề là Thông tư 10/2022/TT-BNV đã bãi bỏ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời xác định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, tức là thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành, nhưng thực tế thì có rất nhiều bộ, ngành không ban hành bảng thời hạn chuyên ngành để tạo cơ sở pháp lý chặt chẽ cho các cơ quan, tổ chức có tài liệu chuyên ngành áp dụng trong phạm vi toàn quốc.

Do vậy, nếu Luật Lưu trữ năm 2024 quy định việc xác định thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và nếu chỉ áp dụng Thông tư 10/2022/TT-BNV khi chỉnh lý tài liệu của các năm trước từ năm 2026 thì sẽ dẫn đến tình trạng không thống nhất về việc xác định giá trị tài liệu trong cùng một cơ quan và các cơ quan khác về cùng một loại hình tài liệu nếu thời gian đưa ra chỉnh lý tài liệu khác nhau. Điều này cũng đã gây ra những tranh luận, các quan điểm khác nhau của các cơ quan, tổ chức khi xác định giá trị tài liệu của các cơ quan, tổ chức là: xác định giá trị tài liệu từ khi tài liệu được hình thành hay khi đưa tài liệu ra chỉnh lý và hậu quả là Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam sẽ không đầy đủ, toàn diện tài liệu theo đúng cách mà các tài liệu đã tồn tại trong thời điểm đó theo nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp được quy định tại điểm a khoản 2 Điều 14 Luật Lưu trữ năm 2024.

Thêm vào đó, một trong những khó khăn của các cơ quan, tổ chức khi chỉnh lý các phông đóng cần lưu ý các chú giải về tên tỉnh hoặc thay đổi địa giới, để thuận tiện cho việc tra cứu lịch sử pháp lý của các quyết định đất đai, quy hoạch, nhân sự khi cần thiết.

Ngoài ra, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính được ban hành từ năm 2004, cách đây hơn 20 năm đã không còn phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

- Với khối lượng tài liệu tồn đọng, chưa chỉnh lý, xác định giá trị quá lớn, trong khi tiến độ triển khai có thể tạo ra áp lực chạy theo số lượng, tiến độ và ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu được chỉnh lý. Tuy nhiên, tài liệu sau khi được chỉnh lý chỉ phục vụ trong phạm vi hẹp của từng cơ quan, địa phương, chưa thể trở thành nguồn dữ liệu số có khả năng chia sẻ, kết nối và khai thác rộng rãi phục vụ phát triển kinh tế - xã hội thì chưa hoàn thành nhiệm vụ chuyển đổi dữ liệu số. Kết quả của chỉnh lý phải tạo ra bộ dữ liệu mô tả thống nhất về phông, hồ sơ và tài liệu để thực hiện số hóa các tài liệu có giá trị và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và hình thành Cơ sở dữ liệu tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam thống nhất trên phạm vi toàn quốc, qua đó đưa tài nguyên lưu trữ thực sự trở thành một nguồn lực dữ liệu quan trọng phục vụ phát triển đất nước trong kỷ nguyên số.

 

3. Thực trạng về số hóa và tạo lập, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Thực trạng về số hóa

Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị đã xác định rõ, dữ liệu là trung tâm của chuyển đổi số, là động lực quan trọng cho sự phát triển. Nghị quyết cũng đã đề ra các chính sách thí điểm, tạo hành lang pháp lý ban đầu cho việc thúc đẩy phát triển và khai thác dữ liệu; Kết luận số 137-KL/TW, thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số nhằm bảo đảm hoạt động quản lý, điều hành được thông suốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, cơ quan, tổ chức được liên tục, hạn chế nguy cơ thất thoát tài liệu lưu trữ, ngày 01/4/2025, Bộ Nội vụ đã ban hành Công văn số 851/BNV-CVT<NN hướng dẫn nghiệp vụ số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị nhằm hướng dẫn cụ thể quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, bảo đảm yêu cầu về việc chuẩn bị tài liệu lưu trữ số hóa; bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn thông tin trong quá trình số hóa; yêu cầu kỹ thuật, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hóa; quy trình số hóa và việc lưu trữ dữ liệu số hóa và ngày 29/11/2025, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Công văn số 7197/BKHCN-CĐSQG về việc hướng dẫn việc số hóa hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị.

Do đó, việc tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đồng bộ, liên thông là yêu cầu được Luật Lưu trữ năm 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đặt ra; các văn bản này cũng quy định về việc thiết lập, quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Số hóa được xác định là nhiệm vụ quan trọng nhằm chuyển đổi nguồn tài nguyên lưu trữ truyền thống thành nguồn dữ liệu số có khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác trong môi trường số, tài liệu lưu trữ đã trở thành tài sản số phục vụ điều hành từ vĩ mô đến vi mô và kiến tạo Chính phủ số.

Các bộ, ngành trung ương đã ưu tiên ngân sách cho các đề án số hóa tài liệu tích đống. Tài liệu thuộc các ngành, lĩnh vực có tần suất khai thác, sử dụng nhiều như đất đai (tài nguyên và môi trường), tư pháp, hộ tịch, hồ sơ cán bộ, công chức... đã được ưu tiên quét (quét), nhận dạng ký tự (OCR) và đưa vào CSDL để phục vụ tra cứu trực tuyến và hình thành các kho lưu trữ số tập trung từ trung ương đến địa phương, một số địa phương đã hoàn thành việc xây dựng và đưa vào vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tập trung, sẵn sàng tiếp nhận cơ sở dữ liệu từ các cơ quan, tổ chức.

Kết quả của số hóa tài liệu phải nhằm đến mục tiêu để khai thác, liên thông và kiến tạo giá trị mới, giảm thời gian tra cứu thông tin; tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ, khai thác dữ liệu và mở rộng khả năng tiếp cận tài liệu cho mọi đối tượng người dùng; tăng cường khả năng tích hợp, kết nối và liên thông dữ liệu giữa các hệ thống; nâng cao hiệu quả quản lý, hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành dựa trên dữ liệu; giảm áp lực và nhu cầu sử dụng không gian lưu trữ vật lý; tăng cường khả năng sao lưu, bảo quản an toàn tài liệu lâu dài và góp phần giảm chi phí vận hành trong dài hạn; tạo nền tảng để phân tích dữ liệu, hỗ trợ cung cấp dịch vụ công trực tuyến, cải cách thủ tục hành chính và giảm sự phụ thuộc vào tài liệu giấy trong môi trường làm việc số của Chính phủ số.

Thực hiện số hóa và làm sạch dữ liệu, loại bỏ rác thông tin để lựa chọn những dữ liệu thực sự giá trị mới đưa lên hệ thống để tiếp tục sử dụng dữ liệu đó trong các hoạt động quản lý tiếp theo, giúp cho việc vận hành bộ máy tổ chức không bị gián đoạn, kịp thời phụ vụ người dân và doanh nghiệp thông suốt, không bị tắc nghẽn khi tổ chức lại bộ máy nhà nước từ trung ương đến địa phương. Đó chính là bước đi đầu tiên và bắt buộc để chuyển từ một "nền hành chính quản trị dựa trên giấy tờ" sang "nền hành chính số kiến tạo và phục vụ", tạo nền tảng để xây dựng "Kho lưu trữ tri thức", biến “dữ liệu chết" thành "tài sản động" để cung cấp nguyên liệu cho AI và phân tích dự báo, theo đó, kho tài liệu số hóa chính là nguồn "nguyên liệu sạch" để hệ thống phân tích, tổng hợp, phục vụ trực tiếp cho công tác nghiên cứu khoa học, xây dựng chính sách và báo cáo tham mưu cho lãnh đạo một cách chính xác, dựa trên dữ liệu thực tế.

Do vậy, trong thời gian qua, các bộ, ngành đã chủ động lồng ghép nhiệm vụ số hóa hồ sơ, cấp kết quả điện tử và tạo lập cơ sở dữ liệu chuyên ngành vào quy trình giải quyết thủ tục hành chính. Việc này góp phần nâng cao hiệu quả khai thác, tái sử dụng dữ liệu số và giảm thiểu thành phần hồ sơ giấy cho người dân, doanh nghiệp. Các lĩnh vực then chốt liên quan đến dòng tiền, thuế, hải quan, bảo hiểm cơ bản được tự động hóa quy trình trên môi trường điện tử. Ví dụ: Bộ Tài chính đã hoàn thành tạo lập cơ sở dữ liệu và số hóa được hơn 7.500.000 trang văn bản tài liệu. Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đạt tỷ lệ số hóa hồ sơ thủ tục hành chính 43,42% và tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu đạt 91,12%. Bộ Xây dựng đạt tỷ lệ số hóa hồ sơ đạt 43,48%, tỷ lệ cấp kết quả điện tử đạt 99%, tỷ lệ khai thác, sử dụng lại thông tin dữ liệu số hóa tại Bộ: 20,21%.

Về cơ bản, hiện nay, các bộ, ngành đều đã có cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình. Tuy nhiên, nhiều cơ sở dữ liệu lưu trữ "chưa được chuẩn hóa" vì phần lớn dữ liệu số hóa cũ đang được cấu trúc theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn trước đó hoặc mới chỉ "chuẩn hóa một phần" theo quy định tại Thông tư 05/2025/TT-BNV, do vậy, tỷ lệ đơn vị đạt mức "chuẩn hóa đầy đủ" rất thấp.

Các bộ, ngành đã trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của mình, những thiết bị được trang bị như Máy chủ: máy chủ ảo, máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu, máy chủ kho lưu trữ chuyên dụng (Bộ Quốc phòng); các thiết bị lưu trữ điện tử: hệ thống lưu trữ tập trung NAS/SAN, ổ cứng ngoài…; máy móc, thiết bị số hóa: máy quét Zeutschel OS 12000 (A0), máy quét Kodak A4, A3; máy quét công nghiệp A3 Fujjitsu fi-5950; các loại máy quét đa năng khác và máy tính phục vụ số hóa tài liệu giấy thành tài liệu điện tử; máy Photoquét; thiết bị in mã vạch… Bên cạnh đó, nhiều cơ quan không có trang thiết bị hoặc trang bị nhưng chưa đáp ứng yêu cầu.

 b) Những tồn tại, hạn chế của công tác số hóa

Mặc dù công tác số hóa đã mang lại những lợi ích không nhỏ trong việc quản lý và phục vụ dữ liệu cho hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan nhà nước nhưng công tác số hóa tài liệu lưu trữ cũng bộc lộ những tồn tại, hạn chế sau đây:

Thứ nhất, khối lượng tài liệu cần số hóa rất lớn, trong khi tiến độ triển khai còn chậm, nhiều cơ quan đã triển khai số hóa nhưng chủ yếu tập trung vào một số nhóm tài liệu tập lưu văn bản của cơ quan, tổ chức.

Thứ hai, số hóa chưa gắn kết chặt chẽ với công tác chỉnh lý và chuẩn hóa dữ liệu. Một số cơ quan, tổ chức chưa được chỉnh lý, phân loại hồ sơ, tài liệu trước khi số hóa, làm giảm hiệu quả số hóa, ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Thứ ba, dữ liệu số hóa chưa được chuẩn hóa và quản lý thống nhất; tỷ lệ cơ quan thực hiện chuẩn hóa đầy đủ còn thấp; metadata và cấu trúc dữ liệu chưa đồng nhất; dữ liệu được tạo lập theo nhiều chuẩn khác nhau, gây khó khăn cho việc kết nối và liên thông trên quy mô quốc gia. Chất lượng dữ liệu đặc tả không đạt chuẩn, nguy cơ tạo ra "rác số" nếu các đơn vị dịch vụ chỉ chú trọng số hóa số lượng tệp hình ảnh đạt chuẩn (PDF, TIFF) nhưng bỏ qua hoặc nhập sai lệch các trường dữ liệu đặc tả bắt buộc như: số ký hiệu, trích yếu, người ký, thời hạn bảo quản. Hậu quả là CSDL có hàng triệu file dữ liệu nhưng khi tìm kiếm thì hệ thống không thể truy xuất được.

Thứ tư, hạ tầng công nghệ và các nền tảng quản lý dữ liệu lưu trữ số chưa đáp ứng yêu cầu phát triển; việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống còn nhiều khó khăn; chưa hình thành được các nền tảng dùng chung và cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ số.

Những tồn tại, hạn chế nêu trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó nổi lên một số nguyên nhân cơ bản sau:

 Thứ nhất, nguồn lực đầu tư cho số hóa chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn; kinh phí cho công tác lưu trữ (đặc biệt là chỉnh lý và số hóa) đòi hỏi nguồn vốn rất lớn, trong khi ngân sách phân bổ cho nhiệm vụ này còn rất eo hẹp.

Thiếu nhân lực triển khai nhiệm vụ lưu trữ số do nguồn nhân lực làm lưu trữ tại các bộ, ngành chủ yếu được đào tạo về lưu trữ truyền thống, chưa kịp thời bồi dưỡng chuyên sâu về lưu trữ số. Đội ngũ làm lưu trữ hiện nay vừa thiếu về số lượng, vừa có kinh nghiệm về nghiệp vụ lưu trữ truyền thống nhưng lại lúng túng khi tiếp cận với quy trình quản lý lưu trữ số và an toàn thông tin.

Việc xây dựng dự toán chi phí cho các gói thầu số hóa, bóc tách metadata gặp nhiều khó khăn do các định mức kinh tế – kỹ thuật cũ không còn phù hợp với công nghệ quét và nhận dạng ký tự (OCR) hiện đại.

Thứ hai, công tác chỉnh lý và chuẩn hóa dữ liệu chưa được thực hiện đồng bộ. Khối lượng tài liệu tồn đọng lớn, tài liệu chưa được phân loại và xác định giá trị đầy đủ làm gia tăng chi phí và thời gian triển khai số hóa, một số đơn vị còn gặp khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu để số hóa.

Thứ ba, hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, hướng dẫn nghiệp vụ và các nền tảng công nghệ dùng chung chưa hoàn thiện, khiến dữ liệu số hóa được tạo lập theo nhiều cách khác nhau, thiếu tính thống nhất và khó liên thông. Hạ tầng công nghệ thông tin chưa đáp ứng, hệ thống quản lý còn phân tán (tài liệu số chủ yếu vẫn lưu thủ công ở máy tính cá nhân hoặc thiết bị rời như ổ cứng, USB thay vì hệ thống phần mềm tập trung).

Nhiều bản số hóa trước đây chưa bảo đảm chuẩn định dạng bản số hóa, chưa có đầy đủ cơ sở dữ liệu nên sau này phải số hóa lại hoặc phải chuẩn hóa lại cơ sở dữ liệu. Nhiều tài liệu sau khi số hóa chưa được ký số hoặc xác thực, bóc tách dữ liệu, dẫn đến việc chưa bảo đảm giá trị pháp lý để thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Nhiều đơn vị chỉ mới dừng lại ở việc số hóa tài liệu thành tệp PDF lưu trong ổ cứng hoặc máy tính độc lập, chưa có hệ thống máy chủ chuyên dụng, chưa đầu tư giải pháp sao lưu (Backup), phục hồi sau thảm họa (Disaster Recovery) hay bảo mật dữ liệu theo cấp độ. Điều này tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn thông tin rất cao.

Thứ tư, việc tổ chức triển khai còn phân tán theo từng cơ quan, từng dự án riêng lẻ; chưa hình thành được mô hình quản trị dữ liệu lưu trữ số thống nhất ở quy mô quốc gia dẫn đến những tồn tại sau:

- Thiếu một Kiến trúc Cơ sở dữ liệu quốc gia thống nhất ngay từ đầu nên mặc dù nhiều bộ, ngành đã xây dựng các dự án số hóa riêng lẻ nhưng các hệ thống này sử dụng phần mềm khác nhau, định dạng dữ liệu không đồng nhất, dẫn đến nguy cơ hình thành các "ốc đảo dữ liệu" không thể kết nối, chia sẻ với nhau.

- Áp lực chỉ tiêu chuyển đổi số khiến một số nơi nóng vội, tiến hành số hóa cả những tài liệu chưa được chỉnh lý, chưa xác định thời hạn bảo quản, thậm chí có những tài liệu đã hết giá trị bảo quản. Việc này không chỉ gây lãng phí ngân sách lớn mà dữ liệu sinh ra còn là "dữ liệu rác", hoàn toàn mất đi giá trị tra cứu lịch sử và pháp lý, đồng thời gây lãng phí ngân sách cho hạ tầng lưu trữ số.

- Thiếu chiến lược chuyển đổi định dạng (Migration): Nhiều CSDL hiện nay đang lưu trữ tài liệu dưới các định dạng file lỗi thời hoặc mang tính đóng (proprietary formats). Khi các phần mềm đọc file này không còn được hỗ trợ trên thị trường, nguy cơ toàn bộ kho dữ liệu đó không thể mở được nữa là rất cao. Hệ thống chưa có cơ chế tự động chuyển đổi định dạng sang các chuẩn bảo tồn quốc tế dài hạn (như PDF/A).

- Sự suy giảm tính xác thực pháp lý theo thời gian: Chứng thư số/ký số chuyên dùng gắn trên văn bản điện tử thường chỉ có thời hạn từ 5 đến 10 năm. Khi chứng thư số hết hạn, việc xác thực tính nguyên vẹn và giá trị chứng cứ của văn bản trong CSDL sau 20 - 30 năm nữa là một bài toán thách thức về mặt công nghệ chưa có lời giải đồng bộ tại các địa phương.

- Rủi ro về an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ dự phòng khi nhiều địa phương dồn tổng lực ngân sách cho khâu "tạo lập" (thuê người quét, mua phần mềm) nhưng lại thiếu kinh phí đầu tư cho khâu "quản lý, hạ tầng lưu trữ lâu dài". Hệ thống máy chủ (Server) của nhiều tỉnh chưa có trung tâm dữ liệu dự phòng thảm họa (Disaster Recovery). Nếu xảy ra sự cố phần cứng, cháy nổ hoặc bị tấn công mã độc (Ransomware), toàn bộ CSDL lưu trữ số của tỉnh đứng trước nguy cơ bị xóa sạch hoặc mã hóa hoàn toàn hoặc cơ chế quản trị quyền truy cập (RBAC) chưa được phân cấp chi tiết, dẫn đến lỗ hổng bảo mật, nguy cơ lộ lọt thông tin khi tài liệu được đưa lên môi trường mạng.

4. Giải pháp đề xuất

Nhằm thực hiện mục tiêu đổi mới toàn diện nền văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong kỷ nguyên số; xây dựng nền văn thư, lưu trữ hiện đại, thống nhất, liên thông, an toàn và dựa trên dữ liệu; góp phần hình thành hạ tầng dữ liệu gốc của Nhà nước, nâng cao năng lực quản trị quốc gia, thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, bảo đảm an ninh dữ liệu, chủ quyền số quốc gia, phát huy giá trị di sản tư liệu, ký ức quốc gia và xây dựng, vận hành Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ như một hạ tầng số dùng chung ở quy mô quốc gia, bảo đảm quản lý thống nhất dữ liệu văn thư, lưu trữ trong toàn bộ vòng đời tài liệu; kết nối, chia sẻ, tái sử dụng và khai thác hiệu quả dữ liệu trên phạm vi toàn quốc; tạo nền tảng cho việc đổi mới phương thức quản lý, bảo quản, khai thác và phát huy giá trị tài liệu trong môi trường số, cần triển khai đồng bộ các giải pháp sau:

a) Hoàn thiện chính sách và hành lang pháp lý

- Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho việc xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ; quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc tạo lập, cập nhật, kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu.

- Hoàn thiện thể chế quản trị, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, bảo đảm quản lý tập trung, thống nhất, sử dụng hiệu quả và phát huy giá trị nguồn dữ liệu lưu trữ quốc gia.

- Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chuẩn dữ liệu, chuẩn gói tin, định danh dữ liệu, kết nối, chia sẻ và lưu trữ số làm cơ sở triển khai thống nhất trên phạm vi toàn quốc.

- Hoàn thiện mô hình nghiệp vụ quản lý dữ liệu văn thư, lưu trữ theo vòng đời tài liệu từ hình thành, xử lý, thu nộp, bảo quản, khai thác đến tiêu hủy; bảo đảm dữ liệu được quản lý xuyên suốt, liên thông và có khả năng kiểm chứng, truy vết. Bảo đảm các hệ thống, phần mềm, cơ sở dữ liệu, kho lưu trữ số, dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tuân thủ thống nhất tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và chuẩn dữ liệu quốc gia; khắc phục tình trạng phân mảnh, không tương thích dữ liệu giữa các hệ thống.

- Tham mưu, trình cấp có thẩm quyền văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chung cho toàn quốc, trong đó giải quyết các vấn đề về việc tính pháp lý và áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật trong chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu để bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất, toàn vẹn của các phông lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không để tình trạng sau khi tài liệu đưa vào lưu trữ lịch sử nhưng không có nhóm tài liệu này mà phông khác lại có mà nguyên nhân chỉ vì do thời điểm chỉnh lý khác nhau nên áp dụng các văn bản khác nhau.

b) Nghiên cứu, đề xuất mô hình số hóa, quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn quốc

Việc chỉnh lý, số hóa tài liệu tồn đọng cần đầu tư lớn về kinh phí, máy móc, phần mềm, lưu trữ dữ liệu và nhân lực, đồng thời đòi hỏi có thời gian và lộ trình để xử lý, trong khi đó đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, đặc biệt là nhân sự có kỹ năng lưu trữ số. Vì vậy cần có giải pháp đột phá để thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam một cách hiệu quả, đáp ứng tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW và Nghị định số 180/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ về cơ chế, chính sách hợp tác công tư trong lĩnh vực phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, cụ thể như sau:

- Rà soát, hoàn thiện và ban hành đồng bộ các quy trình nghiệp vụ chuyên sâu, định mức kinh tế - kỹ thuật kết hợp chỉnh lý gắn kết chặt chẽ với quy trình số hóa theo mô hình cuốn chiếu (chỉnh lý đến đâu, số hóa đến đó) để giải quyết khối tài liệu tồn đọng đối với các phông đóng để tối ưu hóa các bước quy trình công việc thủ công, đơn giản, tăng cường sử dụng công nghệ trong chỉnh lý và số hóa tài liệu (như trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) trong quy trình xử lý dữ liệu. Giải pháp này giúp tự động hóa việc nhận diện, bóc tách văn bản, giảm thiểu tối đa thời gian và công sức nhập liệu thủ công của cán bộ lưu trữ), tăng năng suất lao động và giảm gánh nặng ngân sách nhà nước đối với chi phí cho chỉnh lý và số hóa các tài liệu của các cơ quan đã dừng hoạt động.

- Hoàn thiện chỉnh lý tài liệu giấy tồn đọng tại các bộ, ngành và số hóa 100% tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và 10 - 20% tài liệu có thời hạn còn giá trị sử dụng cao tại các bộ, ngành, các nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Cần quy định cụ thể hơn về tiêu chí lựa chọn, ưu tiên tập trung kinh phí để chỉnh lý và số hóa khối tài liệu thực sự có giá trị bảo quản vĩnh viễn hoặc có tần suất khai thác, sử dụng thường xuyên trước, tránh làm ồ ạt, lãng phí. Khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử sẽ phải bàn giao cả tài liệu giấy và bản số hóa tài liệu lưu trữ.

- Đề xuất tổ chức đầu mối điều phối tập trung, phân công một cơ quan đầu mối ở Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều phối, kiểm tra và hướng dẫn thống nhất hoạt động này tập trung trên quy mô toàn quốc để giám sát việc tuân thủ pháp luật, bảo đảm chất lượng của sản phẩm chỉnh lý, số hóa và dữ liệu tài liệu lưu trữ để bảo đảm đầu tư hiệu quả, tránh lãng phí để có thể có dữ liệu sạch, theo chuẩn phục vụ cho việc kết nối, chia sẻ dữ liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

- Kiến nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt các Đề án, Dự án dài hạn với nguồn kinh phí rõ ràng, trang bị hạ tầng CNTT, thiết bị quét chuyên dụng và giải pháp bảo mật, an toàn thông tin (Backup Cloud/Trung tâm dữ liệu tập trung).

c) Xây dựng Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam
- Xây dựng và quản lý Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam bảo đảm nguyên tắc đúng - đủ - sạch - sống - toàn vẹn - duy nhất - thống nhất - tập trung - liên thông - dùng chung. Từ đó tiến hành chuẩn hóa và tích hợp toàn bộ dữ liệu tài liệu số hóa vào Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ; triển khai mô hình số hóa phân tán từ các bộ, ngành, địa phương và quản lý dữ liệu tập trung; dữ liệu số hóa được đồng bộ tức thời về Kho Lưu trữ số Nhà nước trên hạ tầng Trung tâm Dữ liệu quốc gia, được đưa vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam để phục vụ sử dụng, khai thác trực tuyến.

d) Tăng cường nguồn lực đầu tư và nhân sự chuyên sâu

- Tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng bắt buộc cho cán bộ văn thư, lưu trữ để nâng cao năng lực về công nghệ; đồng thời thu hút nguồn nhân sự có chuyên môn sâu về quản trị dữ liệu, khoa học dữ liệu và CNTT tham gia vào công tác lưu trữ số.

- Phát triển nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ có đủ năng lực chuyên môn, kỹ năng số và khả năng quản trị dữ liệu; đổi mới chương trình đào tạo, bồi dưỡng gắn với quản trị dữ liệu, lưu trữ số, an toàn thông tin và trí tuệ nhân tạo; đồng thời thu hút, phát triển đội ngũ chuyên gia có kiến thức liên ngành về văn thư, lưu trữ, công nghệ số và dữ liệu.

d) Thiết lập mô hình quản lý tập trung, thống nhất đối với hoạt động chỉnh lý và xây dựng nền tảng số dùng chung toàn quốc. Hệ thống dùng chung phải kiểm soát được vòng đời của tài liệu ngay từ khi tạo lập, do vậy, mỗi văn bản, hồ sơ khi được tạo lập trong CSDL phải được hệ thống cấp một mã định danh duy nhất (Unique Identifier) trên toàn hệ thống (tương tự như số định danh cá nhân). Bộ, ngành, địa phương phải kiểm soát, tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn hóa kiến trúc thông tin và Metadata đồng bộ, bảo đảm mọi tài liệu khi số hóa xong có thể chia sẻ, kết nối nâng cao khả năng phối hợp, làm việc từ xa và xử lý công việc liên thông.